9.2: Los bloques básicos de la estructura organizacional
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Tabla 9.1 Los bloques de construcción de la estructura organizacional
El legendario entrenador de fútbol Vince Lombardi señaló una vez, “Los logros de una organización son el resultado del esfuerzo combinado de cada individuo”. Comprender cómo las personas pueden organizarse de manera más eficiente es la base del pensamiento moderno de la gestión, e ilustramos los bloques de construcción de la estructura organizacional a continuación.
| La división del trabajo es un proceso de dividir una tarea en una serie de tareas más pequeñas, cada una de las cuales es realizada por un especialista. En la antigua Grecia, el historiador Xenophon escribió sobre la división del trabajo en la fabricación del calzado: una persona cortó los zapatos, otra cosió la parte superior y una tercera persona ensambló las piezas. |
| Un organigrama es un diagrama que representa la estructura de una empresa. |
| ¿Sabes lo que sucede cada año el miércoles de la última semana completa de abril? Es el Día de los Profesionales Administrativos. Los trabajadores inteligentes marcan este día con generosidad. El motivo involucra vínculos informales, que son relaciones extraoficiales como las amistades que no aparecen en los organigramas. Los profesionales administrativos como los secretarios tienden a estar bien informados tanto sobre las políticas como sobre las políticas de oficina. ¡Así que manténgalos de tu lado! |
Los vínculos verticales unen a supervisores y subordinados. Estos vínculos muestran las líneas de responsabilidad a través de las cuales un supervisor delega autoridad a los subordinados, supervisa sus actividades, evalúa su desempeño y los orienta hacia la mejora. |
Los vínculos horizontales son relaciones formales entre iguales en una organización. A menudo toman la forma de comités y grupos de trabajo. |
Los empleados pueden recibir orientación contradictoria sobre cómo hacer su trabajo si trabajan en una situación en la que hay múltiples jefes presentes. Este problema se puede evitar siguiendo el principio de unidad de mando, que establece que cada persona sólo debe reportar directamente a un supervisor. |
Objetivos de aprendizaje
- Entender qué es la división del trabajo y por qué es beneficiosa.
- Distinguir entre vínculos verticales y horizontales y conocer qué funciones cumple cada uno en una estructura organizacional.
División del Trabajo
General Electric (GE) ofrece una vertiginosa variedad de productos y servicios, incluyendo bombillas, motores a reacción y préstamos. Una forma en que GE podría producir sus bombillas sería que los empleados individuales trabajaran en una bombilla a la vez de principio a fin. Esto sería muy ineficiente, sin embargo, por lo que GE y la mayoría de las demás organizaciones evitan este enfoque. En cambio, las organizaciones confían en la división del trabajo a la hora de crear sus productos (Cuadro 9.1). La división del trabajo es un proceso de dividir una tarea (como la creación de bombillas) en una serie de tareas más pequeñas, cada una de las cuales es realizada por un especialista.
Cuadro 9.2 Jerarquía de autoridad
Ilustramos una de las historias más antiguas registradas que es relevante para el diseño de las organizaciones modernas a continuación.
| Después de huir de Egipto, Moisés se encontró como el único juez de toda la población hebrea. Esta fue una tarea desalentadora porque las estimaciones sugieren que la población pudo haber superado a millones de personas. | El suegro de Moisés, Jethro, advirtió a Moisés que se desgastaría si intentaba manejar solo una carga tan pesada. |
| Jethro le ofreció a Moisés algunos consejos prácticos. Dijo a Moisés que debía enseñar a la gente decretos y leyes en un esfuerzo por minimizar los problemas y actuar como ejemplo para demostrar cómo vive la gente y los deberes que debían desempeñar. | En lugar de manejar todo juzgándose a sí mismo, Moisés debería nombrar funcionarios capaces y confiables sobre grupos de miles, cientos, cincuenta y decenas. Estos hombres servirían como jueces para el pueblo en todo momento, y sólo los casos más difíciles serían llevados a Moisés. |
Llave para llevar
Este es quizás el primer ejemplo registrado de una clara jerarquía de autoridad, un arreglo de individuos basado en el rango. Una idea similar se usa hoy en día en el sistema de justicia de Estados Unidos donde hay tribunales inferiores para casos fáciles de resolver y la Corte Suprema solo maneja los casos más difíciles.
Los líderes en la cima de las organizaciones saben desde hace tiempo que la división del trabajo puede mejorar la eficiencia. Hace miles de años, por ejemplo, la creación de Moisés de una jerarquía de autoridad delegando responsabilidad a otros jueces ofreció quizás el ejemplo más antiguo conocido (Cuadro 9.2). En el siglo XVIII, el libro de Adam Smith La riqueza de las naciones cuantificó las tremendas ventajas que ofrecía la división del trabajo para una fábrica de alfileres. Si un trabajador realizara todos los diversos pasos involucrados en la fabricación de pines él mismo, podría hacer alrededor de veinte pines por día. Al romper el proceso en múltiples pasos, sin embargo, diez trabajadores podrían hacer cuarenta y ocho mil alfileres al día. Es decir, la fábrica de alfileres fue una asombrosa cantidad 240 veces más productiva de lo que hubiera sido sin depender de la división del trabajo. A principios del siglo XX, las ideas de Smith influyeron fuertemente en Henry Ford y otros pioneros industriales que buscaban crear organizaciones eficientes.
La división del trabajo permitió que las fábricas de alfileres del siglo XVIII aumentaran drásticamente su eficiencia.
Si bien la división del trabajo alimenta la eficiencia, también crea un desafío: averiguar cómo coordinar diferentes tareas y las personas que las realizan. La solución es la estructura organizativa, que se define como cómo se asignan y agrupan las tareas junto con las relaciones formales de informes. Crear una estructura que coordine eficazmente las actividades de una empresa aumenta la probabilidad de éxito de la firma. En tanto, una estructura que no coincide bien con las necesidades de una empresa socava las posibilidades de prosperidad de la firma.
La división del trabajo fue fundamental para el desarrollo de líneas de montaje de Henry Ford en su fábrica de automóviles. Ford señaló: “Nada es particularmente difícil si lo divides en pequeños trabajos”.
Wikimedia Commons — dominio público.
Vínculos verticales y horizontales
La mayoría de las organizaciones utilizan un diagrama llamado organigrama para representar su estructura. Estos organigramas muestran cómo se construyen las estructuras de las empresas utilizando dos bloques básicos: los vínculos verticales y los vínculos horizontales. Los vínculos verticales unen a supervisores y subordinados. Estos vínculos muestran las líneas de responsabilidad a través de las cuales un supervisor delega autoridad a los subordinados, supervisa sus actividades, evalúa su desempeño y los orienta hacia la mejora cuando es necesario. Todo supervisor excepto la persona que está en la parte superior del organigrama también sirve como subordinado a otra persona. En la típica escuela de negocios, por ejemplo, una cátedra departamental supervisa a un conjunto de profesores. El presidente departamental a su vez es un subordinado del decano.
La mayoría de los ejecutivos confían en el principio de unidad de mando al trazar los vínculos verticales en una estructura organizacional. Este principio establece que cada persona sólo debe reportar directamente a un supervisor. Si los empleados tienen varios jefes, pueden recibir orientación contradictoria sobre cómo hacer su trabajo. El principio de unidad de mando ayuda a las organizaciones a evitar tal confusión. En el caso de General Electric, por ejemplo, el titular de la división de Energía rinde cuentas únicamente al director general. Si surgieran problemas con la ejecución del movimiento estratégico discutido en la viñeta de apertura de este capítulo, uniéndose al PLC de John Wood Group con la división de Energía de GE, los informes del jefe de la división de Energía buscarían orientación al director ejecutivo.
Los vínculos horizontales son relaciones entre iguales en una organización. A menudo estos vínculos se llaman comités, grupos de trabajo o equipos. Los vínculos horizontales son importantes cuando se necesita una coordinación estrecha entre diferentes segmentos de una organización. Por ejemplo, la mayoría de las escuelas de negocios revisan su plan de estudios de pregrado cada cinco años aproximadamente para garantizar que los estudiantes estén recibiendo una educación que se ajuste a las necesidades de las condiciones comerciales actuales. Por lo general, se designará un comité compuesto por al menos un profesor de cada área académica (como administración, mercadotecnia, contabilidad y finanzas) para realizar esta tarea. Este enfoque ayuda a garantizar que todos los aspectos de los negocios estén representados adecuadamente en el nuevo plan de estudios.
Las reuniones de los comités pueden ser aburridas, pero a menudo son vitales para coordinar esfuerzos entre departamentos.
Yohann Legrand — Reunión — CC BY-SA 2.0.
La cadena de tiendas de comestibles orgánicos Whole Foods Market es una empresa que depende en gran medida de los vínculos horizontales. Como se señala en su página web, “En Whole Foods Market reconocemos la importancia de las agrupaciones tribales más pequeñas para maximizar la familiaridad y la confianza. Organizamos nuestras tiendas y compañía en una variedad de equipos entrelazados. La mayoría de los equipos tienen entre 6 y 100 miembros del equipo y los equipos más grandes se dividen en una variedad de subequipos. Los líderes de cada equipo también son miembros del Equipo de Liderazgo de Tienda y los Líderes del Equipo de Tienda son miembros del Equipo de Liderazgo Regional. Esta estructura de equipo entrelazado continúa todo el camino hacia arriba hasta el Equipo Ejecutivo al más alto nivel de la compañía (Mackey, 2010)”. Este énfasis en los equipos tiene como objetivo desarrollar la confianza en toda la organización, así como hacer pleno uso de los talentos y la creatividad que posee cada empleado.
Vínculos informales
Los vínculos informales se refieren a relaciones no oficiales como amistades personales, rivalidades y política. En la serie de comedia de larga duración Los Simpson, Homer Simpson es un empleado de bajo nivel y de muy bajo rendimiento en una planta de energía nuclear. En un episodio, Homero gana poder e influencia con el dueño de la planta, Montgomery Burns, que supera con creces la escasa posición de Homero en el organigrama, porque el señor Burns quiere desesperadamente ser miembro del equipo de bolos que capitana Homero. Homero intenta utilizar su nueva influencia para su propio beneficio personal y naturalmente la organización en su conjunto sufre. Los vínculos informales como este no aparecen en los organigramas, pero sin embargo pueden tener (y muchas veces tienen) una influencia significativa en la forma en que operan las empresas.
Llave para llevar
- El concepto de división del trabajo (dividir las actividades organizacionales en tareas más pequeñas) se encuentra en el centro del estudio de la estructura organizacional. Comprender los vínculos verticales, horizontales e informales ayuda a los gerentes a organizar mejor los diferentes individuos y funciones laborales dentro de una empresa.
Ejercicios
- ¿Cómo se utiliza la división del trabajo cuando se forman equipos de fútbol universitarios o universitarios? ¿Crees que podrías usar una división diferente del trabajo y lograr más eficiencia?
- ¿Cuáles son algunos vínculos formales e informales que has encontrado en tu colegio o universidad? ¿Qué vínculos informales has observado en el lugar de trabajo?
Referencias
Mackey, el blog de John's. 2010, 9 de marzo. Creando la organización de alta confianza [Entrada de blog web]. Recuperado de www2.wholefoodsmarket.com/blogs/jmackey/2010/03/09/crear-la-organizacion-de-alta-confianza/.