17.5: Planeación Organizacional Formal en la Práctica

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Objetivos de aprendizaje

Entender cómo ocurre la planeación en las organizaciones actuales.

Los estudios indican que, en la década de 1950, aproximadamente el 8.3 por ciento de todas las principales firmas estadounidenses (1 de cada 12) empleaban un planificador de largo alcance a tiempo completo. A finales de la década de 1960, el 83 por ciento de las principales firmas estadounidenses usaban planificación a largo plazo. Hoy se estima que casi todas las corporaciones estadounidenses con ventas superiores a los 100 millones de dólares preparan planes formales de largo alcance. ²⁸ La mayoría de los planes formales se extienden a cinco años en el futuro, y alrededor del 20 por ciento se extienden al menos diez años.

Fomentar la planeación

A pesar de las ventajas que se pueden obtener con la planeación, muchos directivos se resisten a ella. Algunos sienten que no hay tiempo suficiente para planificar o que es demasiado complicado y cuesta demasiado. Otros se preocupan por las posibles consecuencias de no alcanzar las metas que se marcaron. En lugar de la planificación previa, a veces conocida como planificación de planos (es decir, formular declaraciones de resultados y acciones antes de seguir adelante), muchos gerentes simplemente no planean o, en el mejor de los casos, participan en la planificación durante el proceso (leen eventos y piensan en el siguiente paso justo antes de actuar). La planificación en proceso funciona extremadamente bien cuando los individuos tienen una idea de lo que quieren lograr y pueden improvisar a medida que avanzan en un mar de incertidumbre y turbulencia. Esto es muy parecido a los hábiles jugadores de hockey confiando en sus instintos, leyendo la defensa e improvisando mientras suben por el hielo y hacia la red del oponente. Este proceso suele funcionar mejor que intentar implementar un preplan detallado, como suele caracterizar las jugadas en el fútbol.

En situaciones en las que queremos fomentar la planeación previa, ciertas técnicas facilitan el proceso:

Desarrollar un clima organizacional que fomente la planeación.
Los altos directivos apoyan las actividades de planificación de los gerentes de nivel inferior, por ejemplo, al proporcionar recursos como personal, computadoras y fondos, y sirven como modelos a seguir a través de sus propias actividades de planificación.
Capacitar a las personas en planeación.
Crear un sistema de recompensas que fomente y apoye la planificación de actividades y evite cuidadosamente el castigo por no lograr las metas recién establecidas.
Utilice los planes una vez que se hayan creado.

Para que los directivos inviertan el tiempo y la energía necesarios para superar la resistencia a la planeación, deben estar convencidos de que la planeación, de hecho, da sus frutos.

¿La planificación realmente da sus frutos?

Los gerentes de organizaciones en entornos complejos e inestables pueden tener dificultades para desarrollar planes significativos, sin embargo, son precisamente las condiciones de complejidad e inestabilidad ambiental las que producen la mayor necesidad de un buen conjunto de planes organizacionales. Sin embargo, la pregunta sigue siendo, ¿la planeación realmente da sus frutos?

Sabemos por nuestra discusión anterior que establecer metas es una parte importante del proceso de planeación. Hoy en día se sabe mucho sobre lo que caracteriza a los objetivos individuales efectivos. (Discutimos este tema con mayor detalle más adelante en este capítulo.) Aunque las metas grupales y organizacionales se han estudiado menos, probablemente sea seguro asumir que la mayor parte de nuestro conocimiento sobre metas individuales también se aplica a las metas grupales y organizacionales. La investigación sugiere que los objetivos organizacionales efectivos deben (1) ser difíciles pero alcanzables con esfuerzo, (2) ser específicos e identificar claramente lo que se desea, (3) ser aceptados y tener el compromiso de quienes ayudarán a lograrlos, (4) ser desarrollados por los empleados si dicha participación mejorará la calidad de las metas y su aceptación, y (5) ser monitoreadas para que se avance regularmente.

Si bien la evidencia no es abundante, los estudios sugieren que las firmas que se dedican a la planeación tienen más éxito financiero que las que no lo hacen. ²⁹ Por ejemplo, un estudio informa que la mediana de retorno de la inversión para un quinquenio es de 17.1 por ciento para las organizaciones dedicadas a la planeación estratégica, frente a 5.9 por ciento para las que no lo hacen. ³⁰ De igual manera, de 70 grandes bancos comerciales, los que contaban con sistemas de planeación estratégica superaron a los que no. ³¹

Aunque la planeación claramente tiene beneficios observables, puede ser costosa. El compromiso financiero puede ser grande para las organizaciones con personal formal de planeación. Aun así, las investigaciones sugieren que la planeación está merecedora.

La ubicación de la actividad de planeación

El pensamiento clásico de gestión aboga por una separación entre “planeación” y “hacer”. De acuerdo con esta escuela de pensamiento, los directivos planean para los empleados básicos técnicos y formulan la mayoría de los planes para los niveles superiores de la organización, con poca participación de directivos y trabajadores de nivel inferior. En contraste, los teóricos del manejo conductual sugieren involucrar a los miembros de la organización en la elaboración de planes que los afecten. La implementación de un programa de gestión por objetivos (que se discutirá más adelante en este capítulo), por ejemplo, es uno de los medios por los cuales se puede realizar esta planeación participativa. Investigadores del Instituto Tavistock en Inglaterra promueven la idea de grupos de trabajo autogestionados como un medio para ampliar el nivel de participación de los empleados. De acuerdo con su modelo sociotécnico, los grupos de trabajo asumen un papel importante en la planeación (así como en la organización, dirección y control) del trabajo que se les asigna. Muchas organizaciones, por ejemplo, John Lewis Partnership, Volvo y Motorola, han tenido experiencias exitosas con la participación de los empleados en la planificación y control de actividades. ³²

Especialistas en Planeación

Para mantenerse al día con la complejidad organizacional, la sofisticación tecnológica y la incertidumbre ambiental, muchas organizaciones utilizan especialistas en planeación. Los planificadores profesionales desarrollan planes organizacionales y ayudan a los gerentes a planificar. Boeing y Ford se encuentran entre las muchas organizaciones con personal profesional de planeación. Especialistas en planeación de United Airlines desarrollaron el plan de gestión de crisis de United.

Las organizaciones cuentan con especialistas en planeación y departamentos de planeación establecidos por diversas razones. Estos roles especializados han surgido porque la planificación requiere mucho tiempo y es compleja y requiere más atención de la que los gerentes de línea pueden proporcionar. En entornos que cambian rápidamente, la planificación se vuelve aún más compleja y a menudo requiere el desarrollo de planes de contingencia, una vez más demandando tiempo para la investigación y habilidades especiales de planeación. En ocasiones, la planeación efectiva requiere de una objetividad que los directivos y empleados con intereses creados en un determinado conjunto de actividades organizacionales no pueden proporcionar.

Los objetivos de un personal de planificación son variados. Su responsabilidad principal es servir como asesores de planeación para la alta dirección y ayudar a los gerentes de nivel inferior en el desarrollo de planes para lograr sus muchos y variados objetivos organizacionales. Frecuentemente, coordinan la compleja gama de planes creados para los distintos niveles dentro de una organización. Finalmente, el personal de planeación brinda aliento, apoyo y habilidad para desarrollar planes organizacionales formales.

GESTIONAR EL CAMBIO

Uso de la tecnología para un negocio más eficiente

La necesidad de controlar los costos ha existido desde que comenzó el comercio, la compra y la venta. Cada nueva tecnología crea nuevas posibilidades en la producción y reducción de costos. La tecnología reciente no es diferente. Los saltos en la conectividad y la gestión de datos están creando tantas start-ups y nuevas formas de identificar y resolver problemas.

Innovu utiliza nuevas tecnologías para ayudar a las pequeñas y nuevas empresas a controlar los costos de sus beneficios para la salud. La mayoría de las pequeñas empresas y start-ups son autoaseguradas; es decir, la compañía paga las facturas médicas de los empleados cubiertas o financia directamente cualquier programa de bienestar. Según Diane Hess, directora ejecutiva del Central Penn Business Group on Health, los empleadores representan el 30 por ciento de los 2.9 billones de dólares en gasto en atención médica en Estados Unidos, y la compensación laboral le costó a los empleadores 91 mil millones de dólares en 2014. Estos costos incluyeron $31.4 mil millones para pagos médicos y $30.9 en pagos en efectivo (Hess 2016). Innovu mina los reclamos de empleados para encontrar tendencias y también proporciona datos sobre costos por ausentismo, discapacidad y compensación laboral (Mamula 2017). A medida que los empleadores pasan a programas de bienestar para mejorar la productividad y reducir los costos médicos, Innovu ayuda a los empleadores a “asegurarse de que haya mejoras para justificar los gastos” (Hess 2016 n.p.).

En una línea similar, Marsh & McLennan Agency Michigan LLC está pasando de simplemente proporcionar seguros y “programas de bienestar” genéricos a ayudar a las empresas a enfocarse en mejorar el bienestar general de los empleados. Si bien los programas tradicionales de bienestar se enfocan en la salud física para mejorar la productividad, la tendencia emergente es ayudar a los empleados con problemas familiares, sociales y financieros también. El programa más completo de Marsh & McLennan es su MMA Michigan Wellbeing University, que trabaja para expandir los programas de bienestar tradicionales en servicios de apoyo no tradicionales. El enfoque integral del programa ayuda a los empleadores medianos a “atraer y retener talento, fomentar la satisfacción de los empleados y reducir el ausentismo”. El paso más allá del bienestar simple es un movimiento hacia la inversión en empleados. Bret Jackson, presidente de Economic Alliance for Michigan, dijo: “Si tienes un empleado feliz y saludable, la productividad aumenta” (Greene 2017 n.p.).

Branch Messenger es una idea novedosa para resolver la programación de los empleados. Los empleados pueden ver horarios, cubrir turnos y pedir tiempo libre, todo desde una aplicación en su teléfono. Se integra con los sistemas existentes de la empresa para permitir el análisis de datos, pero quizás lo más importante, permite que los empleados se conecten. El programa de la startup ha sido adoptado por grandes empresas, como Target, McDonald's y Walgreens, para permitir a los empleados intercambiar turnos simplemente usando una aplicación en sus teléfonos celulares. Este proceso agiliza el proceso de intercambio de turnos al permitir que los empleados manejen la mayor parte del trabajo de piernas, “superando la brecha de comunicación entre los trabajadores y las empresas que los emplean”. La aplicación es gratuita para los empleados y se ejecuta en dispositivos iOS y Android. También puede generar horarios digitales a partir de horarios en papel y crear canales de mensajería específicos del lugar de trabajo. Al superar la flexibilidad de turno simple, la aplicación permite a las empresas aprovechar una fuerza laboral “bajo demanda” que es más elástica. También permite a las empresas “extender el valor de los sistemas de gestión de la fuerza laboral existentes sin necesidad de cambiar de costos” (Takahasi 2017 n.p.)

A Allison Harden, gerente de turnos para un Pizza Hut en Tampa, Florida, le gusta la conectividad adicional del programa. “La función de mensajería y la capacidad de compartir fotos y publicaciones hace que sea muy fácil mantenerse conectado con ellos”, dice Allison. “Es una manera en la que puedo hacerlo fuera de una red social. No todo el mundo tiene Facebook y cosas así, así que es bueno y amigable para el trabajo, seguro para el trabajo” (Branch Messenger 2017 n.p.).

“Seguro para el trabajo” puede llevar connotaciones de “sobrecompartir” en las redes sociales, pero durante el huracán Irma, Allison y su tripulación confiaron en Branch Messenger para la preparación de tormentas, lo que permitió al gerente publicar una lista de verificación de seguridad y actualizar los turnos. Entonces durante la tormenta misma y después, los conductores pudieron decirse entre sí qué estaciones de servicio tenían realmente gasolina, quiénes aún tenían electricidad y quién estaba a salvo (Branch Messenger 2017).

fuentes

Mensajero Sucursal. 2017. “Una historia de cliente de sucursal: cómo una cabaña de pizza de Tampa se mantuvo en contacto durante el huracán Irma”. http://blog.branchmessenger.com/a-br...urricane-irma/

Greene, Jay. 2017. “Nuevo curso para Marsh & McLennan Agency ya que los clientes buscan bienestar”. El negocio de Crain en Detroit. http://www.crainsdetroit.com/article...eek-well-being

Hess, Diane. 2016. “Columna: Usar datos para hacer que los negocios sean más eficientes, los empleados sean más saludables”. Lancaster Online, 8 de noviembre de 2016. lancasteronline.com/business/... 5cc57a478.html

Mamula, Kris B. 2017. “La compañía de análisis de datos de Station Square utilizará 6.5 millones de dólares para crecer”. Post-Gaceta, 10 de agosto de 2017. www.post-gazette.com/business... s/201708100025

Takahasi, Decano. 2017. “Gerente de Sucursal ayuda a los trabajadores por hora a intercambiar turnos en el móvil.” venturebeat.com. https://venturebeat.com/2017/08/02/b...ves-on-mobile/

preguntas

¿Qué problemas éticos podrían surgir con la minería de datos cuando se aplica a los registros de salud de los empleados?
¿Qué riesgos de seguridad debería tener en cuenta una empresa al utilizar aplicaciones de teléfonos inteligentes para el trabajo?

Una foto muestra un primer plano de Tide Pods exhibidos en los estantes de un supermercado.

comprobación de concepto

¿Cómo abordan las organizaciones actuales la planeación?
¿La planeación vale la pena para las organizaciones actuales?
¿Qué personas de la organización deberían participar en la planeación y cuáles son sus funciones?