5.2: El Cálculo Básico de los Costos Operativos
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Costos Fijos
Un costo fijo no varía en relación con las ventas. Un costo fijo típico es la renta. En la mayoría de los casos, el costo de la renta no varía de mes a mes en respuesta a la cantidad de comidas que sirvas. La renta tiende a ser un costo constante por la duración del contrato de arrendamiento firmado por el restaurante y el propietario del edificio. Los impuestos a la propiedad, las primas de seguros y la depreciación del equipo son costos fijos.
Algunos costos de mano de obra a menudo se consideran fijos. Aquel personal al que se le paga independientemente de la cantidad de negocio que se genere tienen un costo predecible que permanece constante durante la vida del contrato o entendimiento que tenga con los empleados. Dicho personal a menudo incluye cajeros de tiempo completo, gerentes, el jefe de cocina y el contable. Los servicios de limpieza se consideran un costo fijo. El costo del personal que se contrata como consecuencia de un incremento en los negocios, técnicamente, no debe considerarse un costo fijo.
Hasta cierto punto, los costos básicos de energía como el calor y la luz se fijan en que es posible determinar un nivel mínimo de necesidad de energía independientemente del número de ventas. Los costos por encima del nivel mínimo deben reflejar un incremento en los negocios y por lo general no se consideran fijos, pero en estos ejemplos, los costos de energía se considerarán costos fijos.
Los costos fijos en sí mismos pueden clasificarse como controlables y no controlables.
Un costo controlable es aquel que se puede cambiar en el corto plazo. Por ejemplo, aunque el costo de limpieza se haya presupuestado como un costo constante, puede ser posible (si no hay un contrato acorazado con un servicio de limpieza) reducir el servicio y el costo a corto plazo. La publicidad y la promoción también son costos fijos controlables ya que la decisión de cambiar la cantidad de dinero gastado se puede tomar muy rápidamente.
Los costos fijos no controlables son aquellos costos que la administración no puede cambiar rápidamente. El costo fijo no controlable más común es el pago de renta o arrendamiento y la depreciación.
En la mayoría de los cálculos básicos, los únicos costos verdaderamente fijos son los gastos generales, aquellos gastos continuos requeridos para operar el negocio que no son costos directos de producir los alimentos o presentar el servicio.
Costos Variables
Los costos variables están directamente relacionados con las ventas. Por ejemplo, el uso de servilletas o ropa de cama suele variar debido a un incremento o disminución en las ventas. Otros costos variables incluyen alimentos, bebidas y algunos costos de mano de obra. Por lo general, el costo variable principal son los alimentos y la mayoría de la mano de obra.
Los costos variables son controlables. Se pueden comprar ingredientes menos costosos, se pueden cambiar los tamaños de las porciones y algunos trabajadores pueden tener sus horas reducidas generalmente con poca antelación.
En la mayoría de los cálculos básicos, el único costo variable utilizado es el costo de los alimentos.
Costos semi-variables
Los costos laborales a veces se categorizan como semivariables porque algunos son fijos pero muchos son variables. En la mayoría de las situaciones el costo laboral es totalmente controlable. Es decir, usted tiene el control de cuántas personas trabajan cuántas horas al día a través de una programación adecuada. Para los cálculos básicos, a menudo se le da al trabajo una categoría por sí sola. En este contexto, los costos laborales se considerarán semi-variables.
Punto de equilibrio
La única manera de recuperar los costos es a través de las ventas. Cuando los ingresos por ventas son iguales al costo de la mano de obra, los gastos generales y los alimentos, se ha alcanzado el punto de equilibrio. Es decir, el punto de equilibrio se produce cuando
ventas = mano de obra + gastos generales + costos de alimentos
Ejemplo 37
La mano de obra por semana es de $3000, los gastos generales son de $2000 y el costo de los alimentos es de $4000 Por lo tanto, el punto de equilibrio para las ventas ocurre en $9000, lo que significa que para mantenerse en el negocio, esta operación debe tener ventas de al menos $9000 cada semana. Cualquier monto por encima de $9000 es ganancia,
El beneficio se determina restando los costos totales de las ventas. Es decir,
beneficio = ventas − (mano de obra + gastos generales + costos de alimentos)
Porcentajes de Costo
El punto de equilibrio determinado anteriormente se encuentra en cifras brutas del dólar. De mayor importancia en la industria son los porcentajes de costos en general y el porcentaje de costos de alimentos en particular. En una operación bien gestionada, los porcentajes de costos permanecerán relativamente constantes a pesar de que las cifras del dólar pueden variar ampliamente semana a semana o mes a mes. No obstante, si el volumen aumenta, también lo hará la eficiencia que, a su vez, disminuirá los costos de producción e incrementará las ganancias.
Un porcentaje de costo se deriva dividiendo un costo entre las ventas y expresando la respuesta como porcentaje. Es decir, en general,
porcentaje de costo = costo ÷ ventas totales
y, en particular,
porcentaje de costo de alimentos = costo de los alimentos ÷ ventas totales
porcentaje de costo laboral = costo de mano de obra ÷ ventas totales
porcentaje de costos generales = costo de gastos generales ÷ ventas totales
Para ilustrar el uso de estas fórmulas, considere el siguiente ejemplo.
Ejemplo 38
Un restaurante tiene ventas totales de $2500. El costo de los alimentos fue de 1000 dólares, el costo de mano de obra fue de 850 dólares y los gastos generales de 650 dólares
Determinar los porcentajes de costo. Recuerde que los porcentajes siempre se expresan como una porción de 100, por lo que la cifra decimal resultante del costo dividido por ventas totales debe multiplicarse por 100.
porcentaje de costo de alimentos = costo de los alimentos ÷ ventas totales
= $1000 ÷ $2500
= 0.4
= 40% (0.4 × 100)
porcentaje costo laboral = costo de mano de obra ÷ ventas totales
= $850 ÷ $2500
= 0.34
= 34% (0.34 × 100)
porcentaje de costos generales = costo de gastos generales ÷ ventas totales
= $650 ÷ $2500
= 0.26
= 26% (0.26 × 100)
En este ejemplo, la cifra de ventas utilizada es en realidad el punto de equilibrio. En la mayoría de los casos, las ventas totales serán superiores al punto de equilibrio y el exceso representa las ganancias antes de impuestos del negocio.
Ejemplo 39
Un restaurante tiene ventas de $3500, costos de comida de $1250, costos de mano de obra de $800 y costos generales de $700. Determinar los porcentajes de costo y beneficio.
porcentaje de costo de alimentos = $1250 ÷ $3500
= 0.357
= 35.7%
porcentaje costo laboral = $800 ÷ $3500
= 0.2285
= 22.9%
porcentaje de costos generales = $700 ÷ $3500
= 0.2
= 20%
ganancia en dólares = ventas totales — (costo de alimentos + costo de mano de obra + costo general)
= $3500 — ($1250 + $800 + $700)
= $3500 — ($2750)
= $750
porcentaje de beneficio basado en ventas totales = $750 ÷ $3500
= 0.214
= 21.4%
El porcentaje de ganancias antes de impuestos es superior al 20% en este ejemplo. La mayoría de las operaciones de restaurantes probablemente no alcanzan esta cifra de ganancias tan alta.
Otra forma de determinar el porcentaje de beneficio es sumar los porcentajes de costo y restar la respuesta del 100%. Usando el ejemplo anterior,
porcentaje de beneficio = 100% — porcentajes de costo
= 100% — (35.7% + 22.9% + 20%)
= 100% — 78.6%
= 21.4%
Nota: Todos los precios/costos utilizados son ejemplos y no pretenden reflejar los costos actuales de ingredientes, mano de obra o elementos del menú.
Interpretación de los porcentajes de costo
Los porcentajes de costo son útiles porque permiten comparar el desempeño de una operación en momentos separados durante el año o comparar dos restaurantes similares. También te permiten hacer generalizaciones sobre tipos de operaciones de restaurantes. Por ejemplo, los restaurantes de comida rápida suelen depender de alimentos de conveniencia que son caros de comprar. En estos restaurantes, los costos porcentuales de comida pueden ser ligeramente superiores, pero el costo laboral tiende a ser menor que en los restaurantes de servicio completo. El beneficio se deriva al tener una alta rotación de productos y mantener bajos los costos de mano de obra.
Los restaurantes de alta cocina y alto margen tienden a depender menos de los alimentos de conveniencia y más en ingredientes de calidad y un alto nivel de servicio. Si bien los costos de comida en dólares crudos son altos para dichos restaurantes, el porcentaje de costo de comida puede ser menor que en los restaurantes de comida rápida porque los precios de los menús son mucho más altos. Los porcentajes de costos laborales también tienden a ser más altos porque se necesita personal más capacitado. El beneficio en estas operaciones a menudo se deriva de atender a relativamente pocos clientes pero cobrar más dólares por venta en comparación con lugares más informales que operan en base a un alto volumen.
Uso de Porcentajes de Costo
La ecuación básica para los porcentajes de costo se puede escribir de varias maneras:
costo% = costo ÷ ventas totales
ventas = costo ÷ costo%
costo = ventas totales × costo%
Estas fórmulas son útiles cuando la dirección del restaurante decide sobre un valor porcentual de costo y luego tiene que ver qué significa ese porcentaje en términos de precios de menú.
Ejemplo 40
La dirección ha decidido que se debe aplicar un porcentaje mínimo de alimentos del 30% a todos los elementos del menú. Desea introducir un artículo que cueste $4.50 en costos reales de alimentos. Para encontrar el precio del menú (precio de venta) harías lo siguiente:
precio de venta = costo ÷ costo%
= $4.50 ÷ 30%
= $4.50 ÷ 0.3
= $15.00
Ejemplo 41
Un grupo de personas desea tener una comida de banquete navideño a un costo para ellos de no más de $18.50 por persona excluyendo impuestos y propinas. Si el porcentaje de alimentos es del 30%, puede determinar el costo real de los alimentos haciendo lo siguiente:
costo = precio de venta × costo%
= $18.50 × 30%
= $18.50 × 0.30
= $5.55
La cifra de costos se utiliza para determinar los artículos para banquetes que podría producir el restaurante utilizando no más de $5.55 en materias primas por porción.
Para obtener información adicional sobre los porcentajes de costos y establecer los precios de los menús, consulte el capítulo sobre el costo de los alimentos.
Ratios de ventas y otras estadísticas
Muy a menudo, los gerentes de restaurantes generan estadísticas para determinar la eficiencia de su operación. Algunas de estas estadísticas se basan en las ventas en dólares mientras que otras se basan en artículos no monetarios como el número de clientes en el restaurante durante un período de tiempo ocupado o lento. Estas estadísticas se utilizan para determinar tendencias en las ventas, identificar elementos del menú que no se mueven, calcular los requisitos de personal, etc.
Los datos estadísticos tienden a ser bastante sencillos. Por ejemplo, las ventas totales en dólares son simplemente la cantidad de dinero que ha pasado por la caja registradora durante un período de tiempo designado (un día, una semana, un mes o un año). En ocasiones, la cifra total de ventas en dólares se divide por el número de clientes atendidos para producir una venta promedio en dólares (cobertura promedio). La venta promedio en dólares es útil si se tiene que evaluar el impacto de un nuevo menú o una promoción especial de ventas.
Las ventas por servidor y las ventas promedio por servidor se utilizan a menudo para determinar la efectividad de los camareros y camareras individuales. Las estadísticas se compilan ya sea simplemente señalando el número total de ventas de cada servidor durante un periodo de tiempo (ventas por servidor) o dividiendo el número total de ventas por el número de servidores (produciendo las ventas promedio por servidor). En muchas operaciones de restaurantes, estas estadísticas son producidas automáticamente por una terminal de punto de venta.
Algunos gerentes de cadena de restaurantes calculan una estadística de ventas por asiento dividiendo las ventas totales por el número de asientos en su restaurante. La estadística es útil para comparar la actividad entre los miembros de una cadena de restaurantes.
Los cambios racionales en el menú solo se pueden hacer después de que se hayan recopilado datos que puedan ser utilizados para analizar la popularidad de los platillos que se ofrecen. En operaciones más antiguas, las estadísticas actuales a menudo se comparan con las estadísticas históricas por lo que se pueden predecir las tendencias. La estadística de menú más común es simplemente el número de veces que cada elemento del menú se ordena durante un período determinado.
Estrechamente relacionado con el número de veces que se ordena un elemento del menú está la mezcla de ventas del restaurante. La mezcla de ventas se determina comparando la popularidad relativa de, por ejemplo, todos los platos principales expresando el número vendido de cada plato principal como porcentaje de todos los platos principales vendidos.
Ejemplo 42
En un periodo de un mes se venden un total de 1200 platos principales de los cuales 450 son sándwiches de carne, 300 son pescado y papas fritas, 350 son sándwiches de rosbif calientes y 100 son sándwiches de queso a la parrilla. Los porcentajes de mezcla de ventas son:
porcentaje de venta = tipos de entradas vendidas ÷ entradas totales vendidas porcentaje de sándwich de
bistec = 450 ÷ 1200
= 0.375
= 38%
porcentaje de pescado y patatas fritas = 300 ÷ 1200
= 0.25
= 25%
porcentaje de sándwich de rosbif = 350 ÷ 1200
= 0.29
= 29%
sándwiches de queso a la parrilla = 100 ÷ 1200
= 0.083
= 8%
La mezcla de ventas es de aproximadamente 38% de sándwiches de carne, 25% de pescado y papas fritas, 29% sándwiches de rosbif calientes y 8% de sándwiches de queso
La rotación de asientos podría usarse para determinar la dotación de personal. Esta estadística es simplemente el número de clientes en un restaurante durante un período de tiempo (generalmente un período ocupado o un período lento) dividido por el número de asientos en el restaurante. Por ejemplo, si un restaurante de 50 asientos sirve 165 comidas a la hora del almuerzo, la rotación de asientos es de 3.3, lo que significa que el asiento promedio se utilizó más de tres veces durante ese período. Esto puede ser información valiosa para los arreglos de dotación de personal.
Casi todas las estadísticas en el comercio de restaurantes ahora son recopiladas automáticamente por computadoras integradas en cajas registradoras electrónicas o equipos de pedido. Las operaciones pequeñas pueden tener que recolectar estos datos por observación.