7.4: Uso de sistemas de información para obtener una ventaja competitiva
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Veamos algunos ejemplos.
Intercambio electrónico de datos (EDI)
Por lo general, un intercambio de órdenes de compra y facturas en papel tarda una semana en procesarse. Usando EDI, ¡el proceso se puede completar en cuestión de horas!. Al integrar proveedores y distribuidores a través de EDI, una empresa puede mejorar la velocidad, la eficiencia y la seguridad, reduciendo así enormemente los recursos necesarios para administrar la información comercial relevante. Cleo, TrueCommerce EDI, Jitterbit, GoAnywhere MFT son algunos de los muchos software EDI que se pueden usar junto con una plataforma de integración de datos.
EDI puede asumir el papel de gestión de la cadena de suministro y el formato estándar de intercambio de información utilizado por muchos sistemas que se analizan a continuación.
Sistemas de Procesamiento de Transacciones (TPS)
Los sistemas de procesamiento de transacciones (TPS) son sistemas de información computarizados desarrollados para procesar grandes cantidades de datos para transacciones comerciales rutinarias como nómina, procesamiento de pedidos, reservas de aerolíneas, registros de empleados, cuentas por pagar y cuentas por cobrar. TPS elimina el tedio de las transacciones repetitivas necesarias que requieren tiempo y mano de obra y las hace eficientes y precisas, aunque las personas aún deben ingresar datos a los sistemas computarizados. Los sistemas de procesamiento de transacciones son sistemas que abarcan límites que permiten a la organización interactuar con entornos externos. Los ejemplos de TPS incluyen cajeros automáticos, autorizaciones de tarjetas de crédito, pagos de facturas en línea y estaciones de autoservicio en tiendas minoristas. La TI permite que todo esto suceda en tiempo real.
Gestión de Procesos de Negocio (BPM)
La gestión de procesos de negocio es la integración automatizada de la información de procesos dirigida a agilizar las operaciones, reducir costos y mejorar el servicio al cliente (Ken Vollmer, BPMInstitute.org). A diferencia del EDI, el BPM se utiliza tanto interna como externamente, entre aplicaciones dentro de un negocio y entre empresas. Grandes instituciones financieras como Bank of America utilizan BPM para vincular, integrar y automatizar diferentes aplicaciones - Tarjeta de crédito, cuenta bancaria, préstamos - lo que resulta en un tiempo de entrega para las transacciones financieras de semanas a minutos.
Sistemas de Información de Gestión (MIS)
Sistemas de información de gestión (MIS): usuarios, hardware y software que apoyan la toma de decisiones. MIS recopila y almacena sus datos clave y produce la información que los gerentes necesitan para su análisis, control y toma de decisiones. Por ejemplo, los insumos de las ventas de diferentes productos pueden ser utilizados para analizar tendencias de buen desempeño y aquellas que no lo son. Los gerentes utilizan este análisis para tomar decisiones semiestructuradas, como cambios en futuros pedidos de inventario y cronogramas de fabricación.
MIS, IS e IT suenan muy similares y a menudo se confunden. MIS es un tipo de IS que se basa más en la organización y se enfoca en aprovechar la TI para aumentar el valor del negocio (es decir, Profit). La administración de TI o TI es la gestión técnica de un departamento de TI que puede incluir MIS.
Sistemas de Apoyo a la Decisión (DSS)
Un sistema de apoyo a la toma de decisiones (DSS) es un sistema informatizado de información que apoya las actividades de toma de decisiones empresariales u organizacionales mediante el tamizado y análisis de una gran cantidad de datos y la producción de informes completos A medida que la tecnología continúa avanzando, DSS no se limita solo a enormes computadoras mainframe: las aplicaciones DSS se pueden cargar en la mayoría de las computadoras de escritorio, laptops e incluso dispositivos móviles. Por ejemplo, la planificación de rutas GPS determina la ruta más rápida y mejor entre dos puntos: analizar y comparar múltiples opciones y factorizar las condiciones del tráfico.
Los ejecutivos de marketing de una empresa de muebles (como Living Spaces) podrían ejecutar modelos DSS que utilizan datos de ventas y supuestos demográficos para desarrollar pronósticos de los tipos de muebles que atraerían a los grupos de población de más rápido crecimiento.
Los DSS pueden existir en diferentes niveles de toma de decisiones dentro de la organización, desde ejecutivos hasta altos directivos, y ayudan a las personas a tomar decisiones sobre una amplia variedad de problemas, que van desde decisiones altamente estructuradas hasta decisiones no estructuradas.
- Una decisión estructurada suele ser una que es repetitiva y rutinaria y se basa directamente en las entradas. Por ejemplo, una empresa decide si retira o no fondos de una cuenta internacional dependiendo del tipo de cambio actual. EDI y TPS suelen manejar decisiones estructuradas. Las decisiones estructuradas son buenas candidatas para la automatización, pero no necesariamente construimos sistemas de apoyo a la toma de decisiones para ellas.
- Una decisión no estructurada tiene muchas incógnitas y se basa en el conocimiento y/o experiencia. Un sistema de información puede apoyar estas decisiones al proporcionar a los tomadores de decisiones herramientas de recopilación de información y capacidades de colaboración. Un ejemplo de una decisión no estructurada podría ser qué tipos de un nuevo producto deben crearse y qué mercado debe dirigirse.
Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones funcionan mejor cuando los tomadores de decisiones están tomando decisiones semiestructuradas. Una decisión semiestructurada es aquella en la que se conocen la mayoría de los factores necesarios para tomar la decisión, pero la experiencia humana y otros factores externos pueden seguir desempeñando un papel. Un buen ejemplo de una decisión semiestructurada sería diagnosticar un padecimiento médico. Otro ejemplo es que los agricultores utilizan herramientas de planificación de cultivos para determinar el mejor momento para plantar, fertilizar y cosechar.
Los DSS pueden ser tan simples como una hoja de cálculo que permite la entrada de variables específicas y luego calcula los resultados requeridos como la gestión de inventario. Otro DSS podría ayudar a determinar qué productos debe desarrollar una empresa. La entrada al sistema podría incluir estudios de mercado sobre el producto, información de la competencia y costos de desarrollo del producto. El sistema analizaría entonces estas entradas con base en las reglas y conceptos específicos programados en ellos. Por último, el sistema reportaría sus resultados, con recomendaciones y/o indicadores clave a decidir.
Un DSS se puede considerar como una herramienta de ventaja competitiva en el sentido de que puede dar a una organización un mecanismo para tomar decisiones acertadas sobre productos e innovaciones.
Sistemas Colaborativos
Cuando las organizaciones comenzaron a implementar tecnologías de redes, surgieron sistemas de información que permitieron a los empleados colaborar de manera diferente. Herramientas como el intercambio de documentos y la videoconferencia permitieron a los usuarios intercambiar ideas juntos y colaborar sin la necesidad de reuniones físicas y cara a cara.
En términos generales, cualquier software que permita a múltiples usuarios interactuar en un documento o tema podría considerarse colaborativo. El correo electrónico, un documento compartido de Word, las redes sociales y los foros de discusión caerían dentro de esta amplia definición. Sin embargo, se han creado muchas herramientas de software diseñadas específicamente para fines colaborativos. Estas herramientas ofrecen un amplio espectro de funciones colaborativas. Pueden existir como sistemas independientes o integrados con cualquiera de los sistemas de información anteriores. Aquí hay solo una lista corta de algunas herramientas colaborativas disponibles para las empresas hoy en día:
Los servicios en la nube se refieren a una amplia variedad de servicios prestados bajo demanda a empresas y clientes a través de Internet sin necesidad de infraestructura o hardware internos.
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Los servicios de videoconferencia en línea permiten que dos o más personas en diferentes ubicaciones geográficas se reúnan y colaboren.
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Con la explosión de la web mundial, la distinción entre estos diferentes sistemas se ha vuelto borrosa. Los sistemas de información están disponibles para automatizar prácticamente cualquier aspecto comercial, desde la gestión de inventario hasta las ventas y la atención al cliente. "Tecnología de la información (TI)” es ahora la categoría para designar cualquier estructura de software-hardware-comunicaciones que hoy en día funciona como un sistema nervioso virtual de la sociedad en todos los niveles.