8.5: Habilidades para apoyar la confirmación de los climas de comunicación

Figura\(\PageIndex{8.16}\): Puños levantados de Chona Kasinger de Discapacitado y Aquí

 

La forma en que respondemos a los comentarios negativos, las críticas y las correcciones puede revelar mucho sobre quiénes somos. ¿Respondemos a la defensiva, o recibimos críticas y comentarios amablemente y con la mente abierta? Responder negativamente a los comentarios comunica que somos de mente cerrada y no estamos dispuestos a aprender y cambiar. Por otro lado, recibir comentarios pensativos muestra una disposición para adaptarse, cambiar y crecer.

En esta sección, vamos a aprender a responder de manera no defensiva a los comentarios y críticas, cómo manejar la frustración sin dejar de ser profesional y cómo proporcionar comentarios positivos también.

Responder de manera no defensiva a los comentarios y críticas

Necesitamos reflexionar sobre cómo reaccionamos ante las críticas de los demás y desarrollar nuestras habilidades para responder de manera constructiva. Eso requiere que nos tomemos el tiempo y hagamos el esfuerzo para procesar los comentarios que otros nos dan en diferentes situaciones. Según un artículo titulado “La forma correcta de responder a los comentarios negativos” (Erich, 2018):

No podemos actuar sobre los comentarios hasta que realmente los entendamos. Especialmente cuando escuchamos algo nuevo, suele ser una buena idea preguntar a algunas fuentes confiables si han notado el mismo comportamiento. Esto no sólo nos da más detalles sobre lo que estamos haciendo para crear cierta impresión, nos ayuda a evitar sobrecorregir con base en la opinión de una persona. Después de todo, como afirmó el filósofo romano Marco Aurelio, “todo lo que escuchamos es una opinión, no un hecho”.

En primer lugar, ponga sus defensas a un lado e involucre sus habilidades de escucha activa y empatía. Para la empatía, ten en cuenta que puede ser igual de difícil para la persona que da la retroalimentación como para ti recibirla. La escucha activa es importante para evitar que saltes a conclusiones y te vuelvas a la defensiva. Adicionalmente, dejando a un lado la defensividad, es posible que aprendas algo útil y constructivo. Al recibir comentarios, ya sea en persona o por escrito, aquí hay algunas estrategias útiles para ayudarlo a reaccionar y reconocer los comentarios:

Considere convertir esas reacciones iniciales potencialmente negativas a los comentarios en una oportunidad para la reflexión, la planificación y la acción futura. Tenga en cuenta el acrónimo “WALLET” y saque estas sugerencias útiles de su “cartera de comentarios” para usar:

W ait, Un vacío atacando hacia atrás, L isten, L gana, E ngage en planeación, y T ake control!

1. Espera. Tómese un momento para digerir la información antes de tomar cualquier respuesta o decisión. Date un poco de tiempo para escuchar, revisar y contemplar la información que se está compartiendo contigo. Darse un poco de tiempo para pensar y reflexionar sobre los comentarios puede ayudarlo a evitar sacar conclusiones precipitadas. Este es posiblemente uno de los consejos más importantes para sacar de su “cartera de comentarios” para usar.
2. Evita atacar hacia atrás. Es la naturaleza humana ponerse a la defensiva cuando se involucra con algo desagradable, como recibir retroalimentación. Escucha con la mente abierta y resiste el impulso de rebatir cada punto de “crítica” de tu pareja comunicante.
3. Escucha. Enfoca tu atención y energía en escuchar activamente los comentarios. Identificar los puntos clave que se están haciendo. Pide aclaraciones y/o ejemplos que te ayuden a entender mejor los mensajes que se comparten contigo.
4. Aprende. Replantear la retroalimentación y la crítica como una oportunidad para aprender y crecer. Incluso si no estás de acuerdo con los comentarios, siempre hay algo que aprender de cómo te perciben los demás.
5. Participar en la planeación. No pongas excusas. ¡Haz un plan en su lugar! Empezar a hacer un plan de acción para corregir el problema o trabajar hacia una solución. Esto demuestra su iniciativa para la resolución de problemas.
6. Toma el control. “Responsabilidad” no es lo mismo que “culpa”. Es fácil para nosotros culpar a otros o a circunstancias externas. Asumir la responsabilidad significa tomar el control de su comportamiento y respuestas. Pregúntate: “¿Qué puedo hacer de manera diferente para obtener la respuesta/resultados deseados?” Al hacer esto, tu percepción cambia a una de acción y búsqueda de oportunidades, en lugar de autocompasión y jugar al juego de culpar.

Manténgase alejado de las respuestas negativas:

1. No te lo tomes como algo personal. Replantear la retroalimentación y la crítica como una oportunidad para aprender y crecer. Incluso si no estás de acuerdo con los comentarios, siempre hay algo que aprender de cómo te perciben los demás. Por ejemplo, preséntate como un amable destinatario de comentarios respondiendo con: “Gracias por tomarte el tiempo para notar mi trabajo y compartir tus pensamientos conmigo”.

2. No reaccione enseguida. Es la naturaleza humana ponerse a la defensiva cuando se involucra con algo desagradable, como recibir retroalimentación. Escucha con la mente abierta y resiste el impulso de rebatir cada punto de “crítica” de tu pareja comunicante. Pide tiempo para procesar y digerir los comentarios cuando sea necesario.

3. No discutas atrás. Aprovecha esta oportunidad para escuchar y aprender. A veces recibir comentarios que parecen entrar en conflicto con nuestra autoimagen puede hacernos sentir amenazados. En este caso, en lugar de responder con algo como: “¡Estás fuera de tu mente! ¡Yo no hago eso!” Está bastante bien que uses un “i-mensaje”: “Me sorprende que veas mi trabajo apresurado y descuidado. ¿Qué me puedes sugerir para que me ayude a mejorar esto?”

4. No apuntes con el dedo y culpes a los demás. Recuerde que “responsabilidad” no es lo mismo que “culpa”. Es fácil para nosotros culpar a otros o a circunstancias externas. Asumir la responsabilidad significa tomar el control de nuestro comportamiento y respuestas. Pregúntate: “¿Qué puedo hacer de manera diferente para obtener la respuesta/resultados deseados?” Al hacer esto, tu percepción cambia a una de acción y búsqueda de oportunidades, en lugar de autocompasión y jugar al juego de culpar.

5. No pongas excusas. Empezar a hacer un plan de acción para corregir el problema o trabajar hacia una solución. Esto demuestra su iniciativa para la resolución de problemas.

Buenas respuestas positivas a la práctica:

1. Se agradecido. Simplemente agradezca a su compañero de comunicación por tomarse el tiempo para ofrecer sus comentarios. Al agradecer a tu pareja, no solo estás reconociendo sus comentarios, sino que también estás mostrando tu mentalidad abierta.

2. Hacer preguntas. Está bien pedir aclaraciones si no entiendes lo que está pasando o por qué/cómo surgieron los comentarios negativos.

3. Parafrasee y reexprese lo que entendió haber escuchado para asegurarse de que interpretó los comentarios correctamente.

4. Pide ayuda. Pide uno o dos sencillos pasos que te puedan empujar hacia la mejora.

5. Apuntar a la satisfacción mutua. ¿Se acuerdan mutuamente las correcciones propuestas? Como sabemos por experiencia, si un lado no está contento con algo, ese lado no va a seguir adelante.

6. Seguimiento al seguimiento. Hágase responsable y programe un seguimiento. Eso demuestra a tu pareja comunicante tu disposición a aprender y mejorar. Pero no esperes demasiado para programar ese seguimiento o perderás tu impulso.

Manejar la frustración mientras permaneces profesional

 

Figura\(\PageIndex{8.17}\): youtuber-blogger de Lukas Bieri de Pixabay

A nadie le gusta lidiar con un “Neil o Nellie Negativo”. Entonces, ¿cómo seguimos siendo profesionales cuando nos sentimos frustrados? La definición de profesionalismo varía, pero generalmente se reduce a ser bueno en lo que conoces y haces, mantener una actitud positiva, tratar respetuosamente a las personas con las que trabajas, mantener una apariencia profesional y cumplir con tus obligaciones profesionales con prontitud. Sin embargo, todos nosotros, en un momento u otro, hemos probado nuestro profesionalismo por un compañero de trabajo, un superior, un cliente/cliente, o una situación imprevista. La forma en que nos manejamos en estas situaciones impacta directamente el clima de comunicación, ya sea positiva o negativamente. Aquí hay algunas cosas a tener en cuenta:

• Respira hondo - Pausa y danos un poco de tiempo para pensar en cómo queremos responder. A menudo terminamos lamentando esas respuestas “en el calor del momento”. La investigación (Philippot et al., 2010) indica que diferentes emociones están vinculadas a diferentes tipos de respiración. Por ejemplo, cuando se siente estresado o ansioso, la respiración tiende a ser corta, superficial, rápida e irregular. Por otro lado, las respiraciones profundas, lentas y regulares se asocian con sentimientos de alegría. Este estudio sugiere que cuando nos tomamos el tiempo para respirar conscientemente profunda y lentamente comenzaremos a asociar las correspondientes emociones de calma y alegría.

• Busca lo positivo - Siempre hay algo que aprender de cada situación. Según la Clínica Mayo (2022), el pensamiento positivo conduce a beneficios positivos para la salud. Si bien los investigadores aún no están seguros de por qué los pensamientos positivos conducen a una mejor salud, una teoría cree que tener una perspectiva positiva nos permite manejar mejor las situaciones estresantes, reduciendo así los efectos nocivos que el estrés puede tener en nuestros cuerpos. En consecuencia, enfocarnos en nuestras fortalezas y no en nuestras debilidades no sólo nos ayudará a energizarnos sino que ayudará a construir sobre una perspectiva positiva.

• Replantear cómo miramos los comentarios y los usamos como motivación - Finkelstein y Fishbach (2012) señalan que nuestro nivel de nuestras experiencias dicta qué tipo de retroalimentación nos motiva. Los novatos buscan ánimo y retroalimentación positiva. Los expertos prefieren una retroalimentación más crítica que podría ayudar a desarrollar habilidades más débiles. Por lo tanto, pon a trabajar la energía negativa y la frustración para que encuentres formas de convertir el obstáculo en una oportunidad. Establece nuevas metas y enfoca tu energía en lograr tus nuevas metas.

• Recuerda que tienes el control - No olvides que estás a cargo de tu vida y de lo que debes hacer para ser feliz y exitoso. Elige usar los comentarios que decidas que son útiles y pierdes los comentarios que no son útiles o relevantes. Es importante “recordar que no tienes que usar cada pedacito de retroalimentación que te llegue. Tienes el poder” (NPR Recibir comentarios no tiene que dar miedo, 2021).

Dar retroalimentación constructiva

Proporcionar retroalimentación constructiva es un factor clave para apoyar un ambiente positivo y productivo. La retroalimentación constructiva implica proporcionar a las personas información oportuna y significativa sobre las fortalezas y debilidades en sus interacciones interpersonales, así como pasos concretos para mejorar cualquier área de debilidad, fomentando así el crecimiento personal y profesional. Puede pensar que dar retroalimentación está ayudando al destinatario a mejorar. Pero dar retroalimentación buena, positiva y constructiva no es una tarea fácil. Aquí hay algunas cosas a considerar:

• ¿Está en condiciones de comentar o proporcionar comentarios?

• ¿El destinatario está listo para recibir tus comentarios? Si no, estás entrando en un clima de comunicación negativo que no va a mejorar. El tiempo es importante.

• ¿La otra persona quiere tus comentarios? Si la respuesta es no, tendrás que idear otra forma de lidiar con el problema que nos ocupa.

 

Si todas las estrellas se alinean y el destinatario está abierto y listo para participar en una discusión de comentarios, asegúrese de tener en cuenta estas tres cosas mientras elabora sus comentarios:

• Sea positivo - Especialmente cuando sepa que los comentarios incluirán críticas, comenzarán y terminarán con positivos. Emparedar las críticas y correcciones entre los puntos buenos y lo que están haciendo bien ayudará a que tu mensaje sea recibido de manera más positiva.

• Evite usar absolutos o palabras negativas - Los absolutos incluyen palabras como siempre, nunca o no. Evitar usar absolutos comunica que está abierto a diferentes interpretaciones, soluciones y entretener las áreas “grises”. La investigación en psicología ha demostrado que como humanos, tendemos a enfocarnos más en los negativos para tratar de darle sentido a nuestro mundo. Sabiendo eso, trata de sustituir las palabras y frases negativas por las positivas.

• Evitar la comparación - Según la Teoría de la Comparación Social, es natural que queramos compararnos con los demás. Pero estas comparaciones también tienden a resultar en resentimiento y frustración cuando las comparaciones nos retratan como menos de. Deja de comparar personas y situaciones.

• Sea específico - Evite usar adjetivos evaluativos y recuerde tratar de usar palabras descriptivas que sean precisas y directas. Abordar problemas específicos, comportamientos o actitudes que pueden mejorarse y/o cambiarse. Si estás sugiriendo mejoras/cambios, especifica qué esperas y cómo lograrlo.

 

Con todo, para que la retroalimentación sea positiva, necesita:

• ser dado y recibido en el momento y lugar adecuados;

• darse con puntos positivos y un plan de acción específico;

• estar basado en hechos e información dirigidos a trabajar hacia una solución.

 

Figura\(\PageIndex{8.18}\): Un sándwich de Mae Mu en Unsplash, modificado en “The Feedback Sandwich” por Armeda C. Reitzel CC BY-NC-SA 4.0

Una descripción más larga de “The Feedback Sandwich”

Ponerse crítico

Jackson Bird presenta “retroalimentación constructiva” a su audiencia sobre la interacción con personas que se identifican como transgénero. A través de su Ted Talk sobre experiencias transgénero, discute temas como pronombres, uso del baño y más, todo mientras aporta humor, empatía y transparencia a la conversación en un esfuerzo por generar conciencia y aceptación. Mire la Charla TED o lea la transcripción y luego complete las indicaciones de la revista:

Solicitudes de Diario

1. ¿De qué manera los aspectos de tu identidad (raza, religión, nación, edad, sexo, etc.) configuran tu comprensión del género?

2. Después de recibir este “feedback” de Jackson, reflexiona sobre tus propias reacciones al conocer por primera vez a alguien que se identifica como transgénero. Por ejemplo, ¿puedes relacionarte con lo que habla Jackson en términos de la curiosidad de las personas con respecto al uso del baño transgénero y su vida sexual? ¿Cómo mantienes bajo control esa curiosidad para no ofender a tu compañero de comunicación?

3. ¿Qué consejos te resultan más útiles de la Ted Talk?

4. Con base en la información de este capítulo sobre mensajes de confirmación y desconfirmación, ¿cómo puedes aplicar la información para mejorar la forma en que hablas y escuchas a las personas transgénero?