3.5: Priorización- Autogestión de lo que haces y cuándo lo haces
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Preguntas a considerar:
- ¿Por qué es importante la priorización?
- ¿Cuáles son los pasos involucrados en la priorización?
- ¿Cómo afronto una situación en la que las prioridades de los demás no son las mismas que las mías?
- ¿Qué hago cuando las prioridades entran en conflicto?
- ¿Cuáles son las mejores formas de asegurarme de completar las tareas?
Priorización: Autogestión de lo que haces y cuándo lo haces
Otro componente clave en la gestión del tiempo es el de la priorización. La priorización puede considerarse como ordenar tareas y asignarles tiempo en función de sus necesidades o valor identificados.
Esta siguiente sección proporciona algunas ideas sobre no solo ayudar a priorizar tareas y acciones basadas en la necesidad y el valor, sino también cómo comprender mejor los factores que contribuyen a la priorización.
Cómo Priorizar
El enemigo de la buena priorización es el pánico, o al menos tomar decisiones basadas en reacciones estrictamente emocionales. Puede ser muy fácil responder inmediatamente a un problema tan pronto como aparezca sin pensar en las consecuencias de su reacción y cómo podría afectar otras prioridades. Es muy natural para nosotros querer eliminar una situación estresante lo antes posible. Queremos que las emociones adversas se salgan del camino lo más rápido posible. Pero cuando se trata de hacer malabares con múltiples problemas o tareas para completar, priorizarlos primero puede significar la diferencia entre completar todo satisfactoriamente y no completar nada en absoluto.
Asegúrese de comprender los requisitos de cada tarea
Una de las mejores formas de tomar buenas decisiones sobre la priorización de tareas es comprender los requerimientos de cada una. Si tienes múltiples asignaciones para completar y asumes que una de esas tareas solo tardará una hora, puedes decidir posponerla hasta que las demás estén terminadas. Tu suposición podría ser desastrosa si encuentras, una vez que comienzas la tarea, que hay varios componentes adicionales que no contabilizaste y el tiempo para completar será cuatro veces el tiempo que estimaste. O bien, una de las tareas puede depender de los resultados de otra, como participar en un estudio y luego escribir un informe sobre los resultados. Si no eres consciente de que una asignación depende de la finalización de la otra antes de comenzar, podrías hacer las asignaciones inadvertidamente fuera de orden y tener que empezar de nuevo. Debido a situaciones como esta, es de vital importancia entender exactamente lo que se necesita hacer para completar una tarea antes de determinar su prioridad.
Tomar decisiones sobre importancia, impacto en otras prioridades y urgencia
Después de conocer los requisitos para cada tarea, puede entonces decidir sus prioridades en función de la importancia de la tarea y qué cosas hay que terminar en qué orden.
Para resumir: los componentes clave para priorizar son asegurarse de comprender cada tarea y tomar decisiones basadas en la importancia, el impacto y la urgencia.
ACTIVIDAD
Para ver mejor cómo es necesario priorizar las cosas, algunas personas hacen una lista de las tareas que necesitan completar y luego las arreglan en un mapa de cuadrantes basado en la importancia y la urgencia. Tradicionalmente esto se llama la Matriz de Decisión de Eisenhower. Antes de convertirse en el presidente número 34 de Estados Unidos, Dwight Eisenhower se desempeñó como comandante supremo de las fuerzas aliadas durante la Segunda Guerra Mundial y dijo que utilizó esta técnica para priorizar mejor las cosas que necesitaba para hacer.
En esta actividad comenzarás haciendo una lista de las cosas que necesitas o quieres hacer hoy y luego dibujar tu propia versión de la grilla a continuación. Escribe cada ítem en uno de los cuatro cuadrados; elige el cuadrado que mejor lo describa en función de su urgencia y su importancia. Cuando haya terminado de escribir cada una de las tareas en su casilla correspondiente, verá un orden de priorización de sus tareas. Obviamente, los que figuran en la plaza Importante y Urgente serán las cosas que necesites para terminar primero. Después de eso vendrán cosas que son “importantes pero no urgentes”, seguidas de “no importantes, sino urgentes”, y finalmente “no urgentes y no importantes”.
¿Quién está manejando tus tareas?
Otra cosa a tener en cuenta al acercarse a la gestión del tiempo es que si bien puede tener mayor autonomía en la gestión de su propio tiempo, muchas de sus tareas están siendo impulsadas por una serie de individuos diferentes. Estos individuos no solo desconocen las otras cosas que debes hacer, sino que a menudo tienen metas que están en conflicto con tus otras tareas. Esto significa que diferentes instructores, tu gerente en el trabajo o incluso tus amigos pueden estar tratando de hacer valer sus necesidades en tus prioridades. Un ejemplo de esto podría ser un jefe al que le gustaría que trabajaras unas horas extras, pero planeabas usar ese tiempo para investigar para un trabajo.
Al igual que evaluar los requisitos y necesidades para cada prioridad, hacer lo mismo con la forma en que otros pueden estar influyendo en su tiempo disponible puede ser una parte importante de la gestión del tiempo. En algunos casos, mantener informados a otros sobre tus prioridades puede ayudar a evitar posibles conflictos (por ejemplo, hacerle saber a tu jefe que necesitarás tiempo en una noche determinada para estudiar, hacerles saber a tus amigos que planeas hacer un proyecto de revista el sábado pero que puedes hacer algo el domingo, etc.).
Será importante estar consciente de cómo otros pueden impulsar tus prioridades y que escuches tu propio buen juicio. En esencia, la gestión del tiempo en la universidad se trata tanto de administrar todos los elementos de tu vida como de administrar el tiempo para la clase y para completar las tareas.
Tomar la decisión difícil cuando es necesaria
Ocasionalmente, independientemente de lo mucho que haya planeado o de lo bien que haya manejado su tiempo, surgen eventos donde se vuelve casi imposible lograr todo lo que necesita para el tiempo requerido. Si bien esto es muy desafortunado, simplemente no se puede evitar. Como dice el refrán, “las cosas pasan”.
Encontrarte en este tipo de situaciones es cuando la priorización se vuelve más importante. Es posible que te encuentres en la incómoda posición de solo poder completar una tarea u otra en el tiempo dado. Cuando esto ocurre con tareas universitarias, el dilema puede ser extremadamente estresante, pero es importante no sentirse abrumado por la ansiedad de la situación para que pueda tomar una decisión cuidadosamente calculada basada en el valor y el impacto de su elección.
“¿Qué haces cuando te enfrentas a conflictos de prioridad?”
A modo de ilustración, imagina una situación en la que creas que solo puedes completar una de dos tareas que son importantes y urgentes, y debes elegir cuál vas a terminar y cuál no. Es entonces cuando se vuelve crítico entender todos los factores involucrados. Si bien puede parecer que cualquier tarea que valga más puntos para tu calificación es cómo haces la elección, en realidad hay una serie de otros atributos que pueden influir en tu decisión para aprovechar al máximo una mala situación. Por ejemplo, una de las tareas solo puede valer un número mínimo de puntos hacia tu calificación total, pero puede ser fundamental para el resto del curso. No terminarlo, o terminarlo tarde, también puede poner en peligro otras asignaciones futuras. O el instructor de uno de los cursos podría tener una política de “asignación tardía” que es más perdonadora, algo que le permitiría entregar el trabajo un poco tarde sin demasiada penalización.
Si te encuentras en una situación similar, el primer paso es tratar de encontrar la manera de terminar todo, independientemente de los retos. Si eso simplemente no puede suceder, el siguiente paso inmediato sería comunicarse con sus instructores para hacerles saber sobre la situación. Es posible que puedan ayudarte a decidir sobre un curso de acción, o pueden tener opciones en las que no habías pensado. Sólo entonces podrás tomar las decisiones sobre priorizar en una situación difícil.
La clave aquí es asegurarse de que esté al tanto y comprenda todas las ramificaciones para ayudar a tomar la mejor decisión cuando la situación lo dicte tomar una decisión difícil entre las prioridades.
Completar las tareas
Otra parte importante de la gestión del tiempo es desarrollar enfoques que te ayuden a completar las tareas de una manera eficiente y que funcione para ti. La mayor parte de esto se reduce a un poco de planeación y a estar tan informado sobre los detalles de cada tarea como puedas estar.
Saber lo que necesitas hacer
Como se discutió en partes anteriores de este capítulo, muchas actividades de aprendizaje tienen múltiples componentes, y en ocasiones deben ocurrir en un orden específico. Adicionalmente, es posible que algunos elementos no solo dependan del orden en que se completen, sino que también pueden depender de cómo se completen. Para ilustrar esto analizaremos una tarea que generalmente se considera simple: asistir a una sesión de clase. En este análisis veremos no sólo lo que se debe lograr para sacar el máximo provecho de la experiencia, sino también cómo cada elemento es dependiente de los demás y debe hacerse en un orden específico. El siguiente gráfico muestra la interrelación entre las diferentes actividades, muchas de las cuales podrían no parecer inicialmente lo suficientemente significativas como para merecer mención, pero se hace evidente que otros elementos dependen de ellas cuando se enumeran de esta manera.
Como puede ver en el gráfico anterior, incluso una tarea tan simple como “ir a clase” se puede desglosar en una serie de elementos diferentes que tienen mucha dependencia de otras tareas. Un ejemplo de esto es prepararse para la conferencia de clase leyendo materiales con anticipación para que la conferencia y cualquier concepto complejo sea más fácil de seguir. Si lo hiciste al revés, podrías perder oportunidades para hacer preguntas o recibir aclaraciones sobre la información presentada durante la conferencia.
Entender lo que hay que hacer y cuándo es necesario hacerlo se puede aplicar a cualquier tarea, sin importar cuán simple o compleja sea. Saber lo que debes hacer y planificarlo puede recorrer un largo camino hacia el éxito y evitar sorpresas desagradables.
Saber cómo lo conseguirás hecho
Después de tener una comprensión clara de lo que se necesita hacer para completar una tarea (o las partes componentes de una tarea), el siguiente paso es crear un plan para completar todo.
Esto puede no ser tan fácil o tan simple como declarar que terminarás la primera parte, luego pasarás a la segunda parte, y así sucesivamente. Cada componente puede necesitar diferentes recursos o habilidades para completar, y es en su mejor interés identificarlos con anticipación e incluirlos como parte de su plan.
Una buena analogía para este tipo de planeación es pensarlo de la misma manera que se prepararía para un viaje largo. Con un largo viaje probablemente no saldrías por la puerta principal y luego decidirías cómo ibas a llegar a donde ibas. Hay demasiadas otras decisiones que tomar y tareas por completar en torno a cada elección. Si decidiste que ibas en avión, tendrías que comprar boletos, y tendrías que programar tu viaje alrededor de los horarios de vuelo. Si decidiste ir en auto, necesitarías dinero para gasolina y posiblemente un mapa o dispositivo GPS. ¿Qué pasa con la ropa? La ropa que necesitarás depende de cuánto tiempo te vayas y cómo será el clima. Si está lo suficientemente lejos como para que necesites hablar otro idioma, es posible que necesites adquirir esa habilidad o al menos venir con algo o alguien que te ayude a traducir.
Lo que sigue es una lista de planeación que puede ayudarte a pensar y prepararte para las tareas que estás por comenzar.
¿Qué recursos necesitará?
La primera parte de esta lista puede parecer tan obvia que debería ir sin mención, pero es de lejos una de las más críticas y una de las más pasadas por alto. ¿Alguna vez planeaste un viaje pero olvidaste tus zapatos más cómodos o te olvidaste de reservar una habitación de hotel? Si un recurso faltante es importante, todo el proyecto puede detenerse por completo. Incluso si el recurso faltante es un componente menor, aún puede alterar drásticamente el resultado final.
Las actividades de aprendizaje son muy similares de esta manera, y también es importante tener en cuenta que los recursos no pueden limitarse a objetos físicos como el papel o la tinta. La información también puede ser un recurso crítico. De hecho, uno de los aspectos que más a menudo se pasan por alto en la planificación por parte de los nuevos estudiantes universitarios es la cantidad de investigación, lectura e información que necesitarán para completar las tareas.
Por ejemplo, si tuvieras una tarea en la que se suponía que ibas a comparar y contrastar una novela con una película adaptada de esa novela, sería importante tener acceso tanto a la película como al libro como recursos. Tus planes para completar la obra podrían desmoronarse rápidamente si supieras que la noche que planeabas ver la película, ya no estaba disponible.
¿Qué habilidades necesitarás?
Una mala planificación o una mala suposición en esta área pueden ser desastrosos, especialmente si alguna parte de la tarea tiene una curva de aprendizaje pronunciada. No importa qué tan bien planeaste las otras partes del proyecto, si se necesita alguna habilidad que no tienes y no tienes idea de cuánto tiempo tardará en aprender, puede ser una mala situación.
Imagina un escenario donde uno de tus proyectos de clase es crear un póster. Es su intención usar algún tipo de software de imágenes para producir gráficos y gráficos de aspecto profesional para el póster, pero nunca antes había usado el software de esa manera. Parece bastante fácil, pero una vez que comienzas, encuentras que los gráficos siguen imprimiendo en la resolución equivocada. Buscas en línea una solución, pero lo único que puedes encontrar requiere que vuelvas a recrearlas en un entorno diferente. Desafortunadamente, esa parte del proyecto tomará ahora el doble de tiempo.
Puede ser extremadamente difícil recuperarse de una situación como esa, y podría haberse evitado tomándose el tiempo para aprender a hacerlo correctamente antes de comenzar o al menos incluyendo en su horario algún tiempo para aprender y practicar.
Establecer Plazos
Por supuesto, la mejor manera de abordar la gestión del tiempo es establecer plazos realistas que tomen en cuenta qué elementos dependen de qué otros y el orden en que deben completarse. Darse dos días para escribir una obra de ficción de 20 páginas no es muy realista cuando incluso muchos autores profesionales promedian solo 6 páginas por día. Tus intenciones pueden estar bien fundadas, pero tu uso de plazos poco realistas no será muy exitoso.
Establecer plazos apropiados y ceñirse a ellos es muy importante, tanto es así que varias secciones del resto de este capítulo tocan sobre prácticas efectivas de plazos.
Sea Flexible
Es irónico que el ítem de esta lista que viene justo después de un fuerte estímulo para hacer plazos y apegarse a ellos sea la sugerencia de ser flexibles. La razón por la que ser flexible ha hecho esta lista es porque incluso los planes mejor establecidos y los esfuerzos más precisos de gestión del tiempo pueden dar un giro inesperado. La idea detrás de ser flexible es reajustar tus planes y plazos cuando algo sucede para deshacerte de las cosas. Lo peor que podrías hacer en tal situación es entrar en pánico o simplemente dejar de funcionar porque el siguiente paso en tu cuidadosa planeación se ha convertido de repente en un obstáculo. El momento en que veas que algo en tu plan puede convertirse en un problema es cuando debes comenzar a reajustar tu plan.
Ajustar un plan en el camino es increíblemente común. De hecho, muchos gerentes de proyectos profesionales han aprendido que parece que siempre sucede algo o siempre hay algún retraso, y han desarrollado un enfoque para hacer frente a la inevitable necesidad de cierta flexibilidad. En esencia, se podría decir que incluso están planeando problemas, errores o retrasos desde el principio, y a menudo agregarán un poco de tiempo extra para cada tarea para ayudar a garantizar que un problema no descarrile todo el proyecto o que la finalización del proyecto no falte a la fecha de vencimiento final.
“A medida que trabajas en tareas, asegúrate de estar siempre monitoreando y adaptándote para asegurarte de completarlas”.
Perfil Estudiantil
“Mientras estaba en la universidad, recuerdo una instancia en la que estuve despierto por dos noches seguidas tratando de abarrotar para los próximos exámenes parciales. Rápidamente aprendí que tratar de navegar por la universidad mientras trabajaba a tiempo completo planteaba un desafío significativo. Por la incapacidad para manejar mis responsabilidades, mi primer año de universidad fue bastante miserable. Pasé por mucho ensayo y error para enterarme de que la gestión del tiempo era la clave. De mis experiencias, he extrapolado tres componentes importantes a esta habilidad. Primero, conocer tus valores es imperativo. Los valores te servirán de guía, que te ayudará a determinar qué acciones te acercan a tus metas y a las que no. Segundo, conoce tus limitaciones. Las restricciones (en forma de tiempo u otras responsabilidades) pueden ayudarle a establecer el parámetro dentro del cual puede funcionar de manera eficiente. El último componente es la acción. Este componente fue el más difícil para mí de dominar, pero fue el más fructífero. Porque conocer valores y limitaciones sin involucrarse en acciones adecuadas no sirve para ningún propósito significativo. Creo firmemente que la gestión del tiempo de aprendizaje puede contribuir en gran medida a una experiencia universitaria positiva”.
—Firdavs Khaydarov, Especialidad en Psicología, Universidad Estatal de Minnesota, Mankato
La importancia de dónde realiza su trabajo
Una gran parte de asegurar que puedas completar las tareas a tiempo viene a establecer condiciones que te permitan hacer bien el trabajo. Gran parte de esto tiene que ver con el entorno donde harás tu trabajo. Esto no solo incluye el espacio físico como un área de trabajo, sino otras condiciones como estar libre de distracciones y tu bienestar físico y actitud mental.
El espacio adecuado
Las cosas simples, como dónde estás configurado para hacer tu trabajo, no solo pueden ayudar en tu eficiencia sino que también afectan lo bien que puedes trabajar o incluso si puedes terminar el trabajo en absoluto. Un ejemplo de esto podría ser escribir en una computadora portátil. Si bien puede parecer más cómodo recostarse en un sofá y escribir un papel largo, sentarse en un escritorio o mesa en realidad aumenta su velocidad de escritura y reduce la cantidad de errores. Incluso el tipo de mouse que uses puede afectar tu forma de trabajar, y usar uno con el que te sientes cómodo puede marcar una gran diferencia.
Hay una serie de otros factores que también pueden entrar en juego. ¿Tienes suficiente espacio? ¿El espacio está desordenado o tienes la habitación para mantener los materiales de referencia y otras cosas que puedas necesitar al alcance de la mano? ¿Hay otras formas en las que podrías trabajar que podrían ser aún más eficientes? Por ejemplo, comprar un segundo monitor económico, incluso de segunda mano, podría ser la clave para disminuir la cantidad de tiempo que pasa cuando puede mostrar más de un documento a la vez.
La clave es encontrar lo que funciona para ti y tratar tu espacio de trabajo como otro recurso importante necesario para terminar la tarea.
Libre de distracciones
Pocas cosas son más frustrantes que tratar de hacer el trabajo mientras las distracciones suceden a tu alrededor. Si otras personas te interrumpen continuamente o hay cosas que te siguen llamando la atención de la tarea en cuestión, todo lleva más tiempo y eres más propenso a los errores. 4
Mucha gente dice que trabaja mejor con las distracciones —prefieren dejar encendida la televisión o la radio— pero lo cierto es que un ambiente con demasiadas interrupciones rara vez es útil cuando se requiere enfoque. Antes de decidir que la televisión o los compañeros de cuarto habladores no te molestan cuando trabajas, toma una contabilidad honesta del trabajo que produzcas con interrupciones en comparación con el trabajo del que no haces.
Si encuentras que tu trabajo es mejor sin distracciones, es una buena idea crear un ambiente que reduzca las interrupciones. Esto puede significar que tienes que ir a una habitación privada, usar auriculares o ir a algún lugar como una biblioteca para trabajar. Independientemente, no se puede enfatizar lo suficiente la importancia de un ambiente libre de distracciones.
Trabajar en el momento adecuado
La mayoría de las personas están sujetas a sus propios ritmos, ciclos y preferencias a lo largo del día. Algunos están alertas y enérgicos por las mañanas, mientras que otros son considerados “noctámbulos” y prefieren trabajar después de que todos los demás se hayan ido a dormir. Puede ser importante estar al tanto de sus propios ciclos y utilizarlos a su favor. Rara vez alguien hace su mejor trabajo cuando está agotado, ya sea física o mentalmente. Así como puede ser difícil trabajar cuando estás físicamente enfermo, también puede ser un obstáculo para tratar de aprender o hacer trabajo mental cuando estás cansado o emocionalmente molesto.
Su entorno de trabajo definitivamente incluye su propio estado mental y bienestar físico. Ambos tienen una influencia significativa en su capacidad de aprendizaje y producción. Debido a esto, no sólo es importante estar al tanto de su propia condición y preferencias de trabajo, sino de hecho tratar de crear condiciones que le ayuden en estas áreas. Un enfoque es reservar un tiempo específico para realizar ciertos tipos de trabajo. Es posible que encuentres que te concentras mejor después de haber comido una comida. Si ese es el caso, que sea un hábito de hacer la tarea todas las noches después de la cena. O tal vez disfrutes leyendo más después de estar listo para la cama, así que haces tus tareas de lectura justo antes de irte a dormir por la noche. Algunas personas encuentran que son más creativas durante una determinada hora del día o que se sienten más cómodas escribiendo con una iluminación sutil. Vale la pena tomarse el tiempo para encontrar las condiciones que mejor funcionen para usted para que pueda aprovecharlas.
Pregunta de análisis
Encuesta Estudiantil sobre Ambiente de Trabajo
Análisis: Tómese el tiempo para pensar dónde realizará su trabajo y cuándo. ¿Qué puede hacer para ayudar a garantizar que su entorno de trabajo sea útil en lugar de dañino? ¿Qué sabes que no te funciona? ¿Qué harás para evitar que esas condiciones adversas se adentren en tu ambiente de trabajo?
A continuación se muestra una encuesta rápida para ayudarlo a determinar sus propias preferencias con respecto a su espacio de trabajo, el tiempo que trabaja y las distracciones. Clasifique cada opción: 1—4, 1 que significa “menos como yo” y 4 que significa “más como yo”.
- Me gusta que mi espacio de trabajo esté organizado y limpio.
- Hay ciertos lugares donde me siento más cómodo cuando trabajo.
- Prefiero estar solo cuando trabajo en ciertas cosas.
- Me resulta difícil leer con otros sonidos o voces a mi alrededor.
- Hay ciertos momentos del día en los que puedo estar más concentrado.
- Mis estados de ánimo o emociones pueden interferir con mi capacidad de concentración