9.3: Preparación de una conciliación bancaria
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La mayoría de las empresas utilizan cuentas corrientes para manejar sus transacciones en efectivo. La compañía deposita sus recibos de efectivo en una cuenta corriente bancaria y escribe cheques para pagar sus facturas. Ten en cuenta, una cuenta bancaria es un activo para la empresa PERO para el banco tu cuenta es un pasivo porque el banco te debe el dinero en tu cuenta bancaria. Por ello, en tu cuenta bancaria, los depósitos son créditos (recuerda, los pasivos aumentan con un crédito) y los cheques y otras reducciones son débitos (los pasivos disminuyen con un débito).
El banco envía a la compañía un estado de cuenta cada mes. La compañía verifica este estado de cuenta con sus registros para determinar si debe hacer alguna corrección o ajuste en el saldo de la compañía o en el saldo del banco. Una conciliación bancaria es un horario que la compañía (depositante) prepara para conciliar, o explicar, la diferencia entre el saldo de caja en el extracto bancario y el saldo de caja en los libros de la compañía. La compañía prepara una conciliación bancaria para determinar su saldo de caja real y preparar cualquier entrada para corregir el saldo de caja en el libro mayor.
Estado Bancario
Un extracto bancario es un registro de las transacciones de su cuenta bancaria, normalmente de un mes, preparado por el banco. Un extracto bancario se ve así:
| Primer Banco | |||||
| Virginia Beach (Virginia) | |||||
| Cliente: My Company | |||||
| 1111 Camino Universitario | Fecha de declaración 30 de septiembre | ||||
| Virginia Beach (Virginia) | |||||
| Saldo inicial del 1 de septiembre | $16,850 | ||||
| + Depósitos y otros Créditos | 22,367 | ||||
| — Cheques y otros débitos | ($11,822) | ||||
| 30 de septiembre SALDO FINAL | 27,395$ | ||||
| Depósitos y Otros Créditos | |||||
| 1-Sep | $1,500 | 25-sep | $10,000 | ||
| 15-Sep | $2,514 | 29-sep | $4,500 | ||
| 16-Sep | $350 | Intereses | $3 | ||
| 20-sep | $500 | CM | $3,000 | ||
| Depósitos Totales | 22,367 | ||||
| Cheques y otros débitos | |||||
| 2001 | 9/1 | $750 | |||
| 2002 | 9/5 | $980 | |||
| 2003 | 9/5 | $275 | |||
| 2005 | 9/10 | $5,843 | |||
| 2006 | 9/15 | $333 | |||
| 2007 | 9/21 | $480 | |||
| 2010 | 9/28 | $2,571 | |||
| 2011 | 9/28 | $235 | |||
| SC | 9/30 | $5 | |||
| NSF | 9/18 | $350 | |||
| Total de Cheques | 11,822 | ||||
| Notas: | |||||
| CM es para la recolección de una nota. La nota era por $3500 pero el banco cobró una tarifa de cobro de $500. | |||||
| SC es para cargos por servicios bancarios. | |||||
| NSF es para el pago de clientes que no se pudo financiar debido a fondos no suficientes. | |||||
Este extracto bancario es un ejemplo de las transacciones que ocurrieron durante el mes. En la sección Depósito y créditos, ves los depósitos realizados en la cuenta y un CM que es un cobro de una nota (ver nota al final del estado de cuenta) e intereses que el banco ha pagado a tu cuenta. En la sección Cheques y débitos, ves los cheques individuales que han sido procesados por el banco y también ves SC para un cargo por servicio bancario en tu cuenta así como un NSF (significa Fondos No Suficientes) y significa que hicimos un depósito de un cliente pero el cliente no tenía suficiente dinero para pagar el cheque (cheque rebotado).
Registros de la compañía
Los registros (o libros) de la compañía se refieren a la contabilización del libro mayor y pueden ser en forma de diario de desembolso de efectivo, diario de recibos de efectivo, contabilizaciones de contabilidad general de efectivo o listas de transacciones en efectivo. Un ejemplo de listado de efectivo es:
| Registros de mi empresa | ||||
| 1 de septiembre Saldo de efectivo | $16,850 | |||
| Depósitos: | ||||
| 1-Sep | $1,500 | |||
| 14-Sep | $2,514 | |||
| 15-Sep | $350 | |||
| 20-sep | $500 | |||
| 24-sep | $10,000 | |||
| 28-Sep | $4,500 | |||
| 30-sep | $6,700 | |||
| Depósitos Totales | 26,064 | |||
| Comprobaciones: | ||||
| 2001 | 1-Sep | $750 | Nómina | |
| 2002 | 5-Sep | $980 | Renta | |
| 2003 | 5-Sep | $275 | Suministros | |
| 2004 | 8-Sep | $1,000 | Inventario | |
| 2005 | 10-Sep | $5,483 | Equipo | |
| 2006 | 15-Sep | $333 | Suministros | |
| 2007 | 20-sep | $480 | Inventario | |
| 2008 | 20-sep | $650 | Nómina | |
| 2009 | 22-Sep | $200 | Franqueo | |
| 2010 | 28-Sep | $2,571 | Comisiones de Venta | |
| 2011 | 28-Sep | $235 | Utilidades | |
| 2012 | 30-sep | $5,500 | Equipo | |
| Total de Cheques | (18,457$) | |||
| 30 de septiembre Saldo en efectivo | 24,457 | |||
El saldo bancario al 30 de septiembre es de 27,395 dólares pero según nuestros registros, el saldo de caja final es de $24,457. Tenemos que hacer una conciliación bancaria para averiguar por qué hay una diferencia.
Conciliación Bancaria
Una conciliación bancaria compara el extracto bancario y los registros de nuestra compañía y concilia o saldos con dos saldos de cuentas. ¿Cómo hace esto? Hay varios elementos de información que podemos obtener comparando el extracto bancario con nuestros registros; cualquier cosa que no coincida o no exista en ambos lugares se denomina ítem conciliador. Un artículo conciliador se agregará o restará al lado del banco o libro de la conciliación. La siguiente tabla te dará algunos ejemplos de cómo se aplican estas partidas conciliadoras en una conciliación bancaria:
| Conciliación Bancaria | ||
| Saldo de efectivo final por banco | Saldo de efectivo final por libros | |
| Agregar: Depósitos en Tránsito | Agregar: Nota Colecciones | |
| Agregar: Intereses | ||
| Restar: Cheques pendientes | Restar: NSF del cliente | |
| Restar: Comisiones por Servicios Bancarios | ||
| Añadir/restar errores bancarios | Agregar/restar errores de libro | |
| = Saldo Bancario Ajustado | = Saldo contable ajustado | |
Depósitos. Compara los depósitos que figuran en el extracto bancario con los depósitos en los libros de la compañía. Para hacer esta comparación, coloque marcas de verificación en el extracto bancario y en los libros de la compañía por los depósitos que acuerden. Después determinar los depósitos en tránsito. Un depósito en tránsito suele ser recibos de efectivo de un día registrados en los libros del depositante en un período pero registrados como depósito por el banco en el período siguiente. El depósito más común en tránsito son los recibos de efectivo depositados el último día hábil del mes. Normalmente, los depósitos en tránsito ocurren sólo cerca del final del periodo cubierto por el extracto bancario. Por ejemplo, un depósito realizado en el depósito nocturno de un banco el 31 de mayo sería registrado por la compañía el 31 de mayo y por el banco el 1 de junio. Por lo tanto, el depósito no aparece en un estado de cuenta bancario correspondiente al mes que finalizó el 31 de mayo. También verifique los depósitos en tránsito que figuran en la conciliación bancaria del mes pasado con el extracto bancario. Investigar de inmediato cualquier depósito realizado durante el mes pero que falte en el extracto bancario (a menos que implique un depósito realizado al final del periodo).
Cheques pagados. Si los cheques cancelados (los cheques de una empresa procesados y pagados por el banco) se devuelven con el extracto bancario, compárelos con el estado de cuenta para asegurarse de que ambos montos estén de acuerdo. Después, ordene las comprobaciones en orden numérico. A continuación, determinar qué comprobaciones están pendientes. Los cheques pendientes son los emitidos por un depositante pero no pagados por el banco en el que se extraen. Es posible que la parte que reciba el cheque no lo haya depositado de inmediato. Una vez depositados, los cheques pueden tardar varios días en despejar el sistema bancario. Determine los cheques pendientes comparando los números de cheques que han liquidado el banco con los números de cheques emitidos por la compañía. Utilizar marcas de verificación en el registro de cheques emitidos por la compañía para identificar aquellos cheques devueltos por el banco. Los cheques emitidos que aún no han sido devueltos por el banco son los cheques pendientes. Si el banco no devuelve cheques sino que solo enumera los cheques liquidados en el extracto bancario, determine los cheques pendientes comparando esta lista con el registro de cheques emitidos por la compañía. A veces los cheques escritos hace mucho tiempo siguen pendientes. Los cheques pendientes a principios de mes aparecen en la conciliación bancaria del mes anterior. La mayoría de estos han liquidado durante el mes en curso; enumere aquellos que no hayan liquidado como aún pendientes en la conciliación del mes en curso.
Notas bancarias de débito y crédito. Verificar todas las notas de débito y crédito en el extracto bancario. Las notas de débito reflejan deducciones por partidas tales como cargos por servicios, cheques NSF, renta de caja fuerte y notas pagadas por el banco para el depositante. Las notas de crédito reflejan adiciones para partidas tales como notas recaudadas para el depositante por el banco y transferencias bancarias de fondos de otro banco en el que la compañía envía fondos al banco de la oficina en casa. Consulta las notas bancarias de débito y crédito con los libros del depositante para ver si ya se han registrado. Hacer entradas de diario para cualquier artículo que no esté ya registrado en los libros de la compañía.
Errores Bancarios. A veces los bancos cometen errores al depositar o sacar dinero de tu cuenta por error. Deberá comunicarse con el banco para corregir estos errores pero no registrará ninguna entrada en sus registros porque el error bancario no está relacionado con sus registros.
Errores de libro. Enumere cualquier error de libro. Un error común por parte de los depositantes es registrar un cheque en los registros contables por una cantidad que difiere de la cantidad real. Por ejemplo, un cheque de $47 se puede registrar como $74. Aunque el cheque borra el banco por el monto escrito en el cheque ($47), el depositante frecuentemente no capta el error hasta revisar el extracto bancario o cheques cancelados.
Los depósitos en tránsito, los cheques pendientes y los cargos por servicios bancarios generalmente explican la diferencia entre el saldo de la cuenta de efectivo de la compañía y el saldo bancario.
Mire el siguiente ejemplo de video y luego continuaremos mirando el extracto bancario y los registros de MY COMPANY (haga clic en Mi Compañía) para obtener una copia imprimible.
Un elemento de YouTube ha sido excluido de esta versión del texto. Puedes verlo en línea aquí: pb.libretexts.org/llfinancialaccounting/? p=172
Después de comparar el estado de cuenta bancario y los registros de Mi Compañía, deberías haber identificado los siguientes ítems conciliadores:
- Depósito en tránsito fechado 9/30 por $6,700.
- Cheques pendientes #2004, 2008, 2009, 2012.
- Intereses pagados por el banco $3.
- Nota cobrada por el banco $3500 menos $500 de comisión
- Cargo por servicio bancario $5
- Cliente NSF $350
- Error en el Cheque #2005 procesado correctamente por banco como $5,843 pero registrado en nuestros registros como $5,483. Esta es una diferencia de 360 dólares (5,843 — 5,483) y como no tomamos suficiente efectivo necesitamos reducir el efectivo en 360 dólares.
Utilizando el gráfico proporcionado anteriormente y las partidas conciliadoras, la conciliación bancaria aparecería de la siguiente manera:
| Mi Empresa | ||||||
| Conciliación Bancaria | ||||||
| 30 de septiembre | ||||||
| Saldo Bancario Final | 27,395 | Saldo de libro final | 24,457 | |||
| Agregar: 9/30 Depósito | 6,700 | Agregar: Intereses | 3 | |||
| Nota recopilada | 3,000 | 3,003 | ||||
| Restar: | ||||||
| O/S Ck #2004 | 1,000 | Restar: | ||||
| # 2008 | 650 | Cuota Bancaria | 5 | |||
| #2009 | 200 | NSF para clientes | 350 | |||
| #2012 | 5,500 | CK 2005 Error | 360 | |||
| — 7,350 | — 715 | |||||
| Saldo Bancario Ajustado | 26,745$ | Saldo contable ajustado | 26,745$ | |||
Cuando el banco y el libro están de acuerdo, estás casi terminado. En el lado bancario de la conciliación, no es necesario que hagas otra cosa que no sea contactar con el banco si notas algún error bancario. En el lado del libro, deberá hacer entradas de diario para cada uno de los elementos de conciliación.
Ajuste de entradas para artículos de conciliación del lado del libro
La buena noticia es que cada entrada contendrá EFECTIVO. Si agregamos al lado del libro en la conciliación bancaria, DEBITAREMOS efectivo. Si restamos al lado del libro en la conciliación bancaria, CREDITAREMOS efectivo. Las entradas de diario para el lado de libros de My Company son:
| Débito | Crédito | |
| (1) Efectivo | 3 | |
| Ingresos por Intereses | 3 | |
| Para registrar los intereses recibidos del banco. | ||
| (2) Efectivo | 3,000 | |
| Cuota de Cobro | 500 | |
| Notas por Cobrar | 3,500 | |
| Para registrar cobranza de nota y comisión por banco. | ||
| (3) Comisiones por Servicio Bancario | 5 | |
| Efectivo | 5 | |
| Para registrar las comisiones bancarias cobradas por el banco. | ||
| (4) Cuentas por Cobrar | 350 | |
| Efectivo | 350 | |
| Para registrar NSF del Cliente desde el banco. | ||
| (5) Equipo | 360 | |
| Efectivo | 360 | |
| Para corregir el error de grabación en la comprobación #2005. | ||
Estas entradas se registran en las cuentas del libro mayor general. La cuenta de contabilidad general de efectivo sería:
| Cuenta: Cash | Débito | Crédito | Saldo |
| Saldo inicial | 16,850 | ||
| Depósitos | 26,064 | 42,914 | |
| Cheques | 18,457 | 24,457 | |
| (1) Intereses devengados | 3 | 24,460 | |
| (2) Nota recopilada | 3,000 | 27,460 | |
| (3) Cargo por servicio bancario | 5 | 27,455 | |
| (4) NSF del cliente | 350 | 27,105 | |
| (5) Corrección de errores | 360 | 26,745 |
El saldo de caja final en la contabilidad general se concilia con el saldo de estado bancario ajustado.
Cuando una empresa mantiene más de una cuenta corriente, debe conciliar cada cuenta por separado con el saldo del extracto bancario de esa cuenta. El depositante también debe verificar cuidadosamente para ver que el banco no combinó las transacciones de las dos cuentas.
Dentro de la estructura de control interno, la segregación de funciones es una forma importante de prevenir el fraude. Un lugar para separar los derechos es entre el ciclo de desembolso de efectivo y las conciliaciones bancarias. Para evitar la colusión entre los empleados, la persona que concilie la cuenta bancaria no debe involucrarse en el ciclo de desembolso de efectivo. Además, el banco deberá enviar por correo el estado de cuenta directamente a la persona que concilie la cuenta bancaria cada mes. El envío de la declaración limita directamente el número de empleados que tendrían la oportunidad de alterar la declaración.
Para una perspectiva diferente y oportunidad de practicar conciliaciones bancarias simples, haga clic en Práctica bancaria.
- Principios contables: Una perspectiva empresarial. Autor: James Don Edwards, Universidad de Georgia & Roger H. Hermanson, Universidad Estatal de Georgia. Proporcionado por: Endeavour International Corporation. Proyecto: El Proyecto de Texto Global. Licencia: CC BY: Atribución
- Conciliaciones Bancarias y Periodismo. Autor: marbullware. Ubicado en: Youtu.be/9LFNlmz2AIC. Licencia: Todos los Derechos Reservados. Términos de licencia: Licencia estándar de YouTube